Managen van werkdruk

Inzicht en de 'way out'

Inzicht in de aanstichters en duivelse dilemma’s die met werkdruk samenhangen en concrete interventies gericht op managen van de werkdruk en het creëren van een inspirerende werkomgeving

Meer dan ooit staat het thema werkdruk (werkstress) in de spotlight. Veel organisaties worstelen met het feit dat medewerkers een (te) hoge werkdruk ervaren, in sommige gevallen zelfs leidend tot burn-outklachten en daadwerkelijke uitval. Volgens berekeningen van TNO hadden in 2018 bijna 1,3 miljoen (1 op de 6) Nederlandse werknemers burn-out klachten. Naast persoonlijk leed, brengt dit hoge kosten met zich mee, zowel materieel als immaterieel. De kosten – alleen gebaseerd op loondoorbetaling – zijn opgelopen tot 2,8 miljard euro per jaar (cijfers TNO 2019). Omgerekend kost dit per persoon 8100 euro. Maar denk ook aan kosten zoals het inhuren van een vervanger, het zorgen voor verzuimbegeleiding en coaching om iemand weer op de rails te helpen. En ook aan het effect op collega’s en het team, het risico dat anderen overbelast raken door een domino-effect, en aan het effect op prestaties, kwaliteit en productiviteit, en arbeidsmarktimago.

In het breed geaccepteerde Job Demands-Resources (JD-R) model over het ontstaan van werkdruk en burnout, speelt de factor ‘werkplezier’ een belangrijke, balancerende, rol. In plaats van puur en alleen te focussen op werkdruk, loont het – op meerdere vlakken – om te kijken naar werkplezier. Onderzoek, o.a. van Harvard Business Review, toont aan dat de organisaties die het best presteren en de hoogste klanttevredenheid rapporteren, de hoogste scores hebben op aspecten als ‘werkplezier’ en ‘employee engagement’. Simpel gezegd: Een ‘happy’ medewerker komt tot de beste prestaties. Wat nodig is is een inspirerende werkomgeving waarin mensen zich gemotiveerd en gewaardeerd voelen, uitgedaagd worden, waarin je met plezier naar je werk gaat en er – ook al heb je hard gewerkt en lange dagen gemaakt – energie en voldoening uit krijgt. Wat geeft energie? Dat kan zitten in teamwork, aandacht voor elkaar, een inclusieve cultuur, het werken aan een gemeenschappelijk doel en een leidinggevende die zich verdiept in wat de medewerker nodig heeft op het maximale uit zichzelf te halen.

Het is dus logisch, slim en eerlijk om aandacht te besteden aan het managen van werkdruk en het creëren van een inspirerende werkomgeving:
√ Logisch – Werkdruk is een maatschappelijk probleem. De informatiedruk en -complexiteit wordt alsmaar groter, digitale ontwikkelingen volgen elkaar snel op, kennis veroudert snel. Smartphones en (social) media staan 24/7 ‘aan’. En daarbij zien we dat burn-out geen typisch veertigersprobleem meer is, maar meer en meer toeslaat bij twintigers en dertigers. De maatschappelijke kosten zijn hoog.
√ Slim – Business-wise zijn er hoge materiele en immateriële kosten verbonden aan burn-out of een ‘bijna’ burn-out, kwaliteit gaat omlaag en het verloop en verzuim onder medewerkers groeit. Daartegenover staat onderzoek dat herhaaldelijk positieve verbanden heeft aangetoond tot werkplezier/employee engagement en de performance van organisaties.
√ Eerlijk – Het is sociaal onacceptabel om een ziekmakende werkcultuur en -omgeving in stand te houden. Werk is belangrijke zingevende factor voor mensen.

Redenen genoeg om de aanpak van werkdruk en het creëren van een inspirerende werkplek hoog op de agenda te zetten!

Wat veel bedrijven doen is vooral focussen op preventie op individueel niveau (workshop gezond slapen, eten, mindfullness, sportfaciliteiten, etc.). Hoewel natuurlijk fantastisch als je dit als bedrijf voor jouw medewerkers regelt, toch lijkt dit op dweilen met de kraan open als er niets verandert op andere niveaus.

In onze visie vraagt dit thema namelijk om een aanpak op drie niveaus:

Organisatiecultuur/systemen
De cultuur binnen de organisatie, de geschreven en ongeschreven regels, is vaak een verraderlijk en hardnekkig obstakel als het gaat om het aanpakken c.q. reduceren van werkdruk. Hoewel in formele communicatie vaak ontkend, kennen sommige organisaties of teams een cultuur van ‘overwerken is stoer’. Er worden geintjes gemaakt als je ‘op tijd’ naar huis gaat, en je oogst bewondering als je ‘weer eens een avondje hebt doorgetrokken’. Welke ‘mental models’ (overtuigingen) spelen een negatieve rol als het gaat om werkdruk?
Ook is het belangrijk naar de systemen te kijken, met name de HR systemen. ‘Follow the money’: wat beloond wordt, wordt herhaald. Welk type gedrag wordt (bewust of onbewust) beloond of juist ontmoedigd? En is dit wat je wilt? Richt je HR systemen zo in dat ze meewerken aan een cultuur waarin medewerkers optimaal kunnen floreren. Misschien wel een negatieve reward zetten op meer dan 90% productieve (billable) uren? Om maar iets te noemen.
Vragen zijn: Welk gedrag wordt beloond? Wat wordt gezien als ‘normaal’? Welke ‘mental models’ zijn actief? Op welke manier werken de systemen mee of tegen als het gaat om het managen van werkdruk?

Aanpak

  • Analyse organisatiecultuur a.d.h.v. interviews
  • Check op HR systemen
  • Advies over aanpassingen

Rol van de leider
De leider, of het nu een directielid of teammanager is, speelt een sleutelrol in het managen van werkdruk en het creëren van een inspirerende werkplek. Dit kan de vorm aannemen van het laten zien van voorbeeldgedrag (bijvoorbeeld juist niet degene zijn die 24/7 bereikbaar is), het aandacht geven aan het individu (wat iemand motiveert, wat hij of zij belangrijk vindt en nodig heeft om optimaal te functioneren, welk niveau van uitdaging bij hem of haar past, etc.) of het creëren en steeds weer herhalen van een inspirerende visie en de doelstellingen van de organisatie of het team en hoe de individuele medewerker daarin kan bijdragen.

Aanpak

  • Workshop/training gericht op geven van inzicht hoe de leider kan bijdragen aan een inspirerende werkplek waar medewerkers energie van krijgen. Jouw rol als manager: wat kun je concreet doen? Dit kan een onderdeel vormen van de ‘reguliere’ leiderschapstraining of in de vorm van een aparte training of workshop.

Medewerker
Van lijden naar leiden. Dat vraagt om inzicht. Inzicht in welke elementen in jouw werk of werkomgeving jou stress geven en welke energiebronnen voorhanden en belangrijk voor je zijn. Hoewel sommige dingen niet binnen de invloedssfeer van de individuele medewerker liggen (o.a. hoeveelheid werk, conflicten, stressvolle marktomstandigheden) zijn andere aspecten wel te beïnvloeden (o.a. binnen teams aandacht besteden aan het creëren van een gemeenschappelijk doel en wat prioriteit heeft, aan het welbevinden van de verschillende teamleden, het zorgen dat medewerkers elkaar supporten als de druk hoog is, etc.).  Wij geloven in een combinatie van inzicht en concrete oplossingen.

Aanpak

  • yourWorQ© vragenlijst gericht op het verschaffen van inzicht en persoonlijke tools
  • Intervisie gericht op het omgaan met de aanstichters en duivelse dilemma’s gerelateerd aan werkdruk – wat zijn de drijvers van ‘ongewenst’ gedrag? Welke overtuigingen sturen gedrag? Hoe kunnen deze worden omgevormd tot ondersteunende overtuigingen?
  • Training persoonlijk leiderschap

Wil je meer weten of even sparren over jouw vraag of de toepasbaarheid in jouw organisatie, bel of mail dan met:

Tanja Vlug: 0655196529 / tanja@humancollective.nl