1,2 miljoen Nederlanders meldden in 2020 burn-out klachten, blijkt uit onderzoek van TNO, en dat zal er in corona-jaar 2021 zeker niet beter op zijn geworden. De verzuimkosten die daarmee gemoeid zijn lopen op tot zo’n 3,1 miljard euro per jaar. Langdurige blootstelling aan werkstress kan rampzalige effecten hebben op de performance van teams, zoals:
- Verminderde creativiteit
- Verslechterde samenwerking
- Verminderde productiviteit
- Verlaging van betrokkenheid en teambinding
- Toename van verloop en ziekteverzuim
En dan heb ik het nog niet over de schadelijke effecten op de fysieke en mentale gezondheid van de individuele medewerkers.
Stressmanagement is een belangrijk thema binnen veel organisaties. Hoewel er soms sprake is van systemische stress – stress veroorzaakt door de inrichting van de organisatie en processen, taakverdeling, gebrek aan mensen, etc. – is stress in veel organisaties inherent aan de aard van het werk. Dan is het lastig om veranderingen aan te brengen in het werk zelf en de context waarbinnen het plaatsvindt en gaat het veel meer om hoe je als team – leider en teamleden – omgaat met werkstress.
Als leider heb je een belangrijke rol te spelen in het managen van werkstress binnen het team. Deze cruciale leiderschapsvaardigheid blijft vaak onderbelicht. Hoe kan jij, als leider, de stress in het team verlagen? Hieronder een vijftal tips om de stress binnen het team beter te managen:
- (Onder)ken je eigen stressreacties
Hier begint het mee. Hoe reageer jij zelf op stress? Het is net als in een vliegtuig met heftige turbulentie: je kijkt of het cabinepersoneel rustig blijft en gewoon doorgaat met wat zij aan het doen zijn. Jouw reacties op stress doen er dus toe. Hoe sterker je zelf reageert, hoe meer effect het heeft op de stress in het team.
- Wees transparant
Hou iedereen geïnformeerd over wat er speelt binnen de organisatie. Dit vermindert de kans op ‘verrassingen’ en vergroot betrokkenheid en het gevoel van ‘in control’ zijn. Communiceer het ook wanneer nog niet alles duidelijk is, of vertel wanneer er wel duidelijkheid komt. Ook dat is informatie. Periodieke meetings helpen ook om focus te houden op de teamdoelen, en zicht te houden op hoe de teamperformance bijdraagt aan de resultaten van de gehele organisatie.
- ‘Boost’ onderling vertrouwen en psychologische veiligheid
Maak het veilig om risico te nemen, fouten te maken, een moeilijk onderwerp te aan te kaarten, stressgevoelens te bespreken. Een van de beste manieren om dat te doen is om elkaar echt te leren kennen. Wat drijft iemand? Welke kwaliteiten brengt iemand mee? Wat zijn valkuilen, en waardoor worden die getriggerd? Wat zorgt voor stress? En wat heeft iemand dan (van zijn of haar collega’s) nodig? Hoe kun je elkaar helpen? En als leider: check bij jezelf hoe je op fouten van anderen reageert. Is er ruimte voor relativering en begrip, of reageer je streng en bestraffend? Denk na over welk effect dat heeft op bijvoorbeeld creativiteit en initiatief.
Een mooi voorbeeld om psychologische veiligheid te vergroten vond ik in een artikel van Keith Ferrazzi en anderen in de Harvard Business Review (januari 2021): zogenaamde ‘candor breaks’: leiders moedigen teamleden aan om de olifant in de kamer te benoemen. Elk teamlid mag er 1 benoemen.
- Begin elke meeting met een ‘check-in’
Maak er een gewoonte van om elke meeting te starten met een korte check-in: Hoe gaat het met je? Wat is jouw energieniveau (op een schaal van 1 tot 5)? Wat houd je bezig (dit kunnen werk of privé dingen zijn)? Waar heb je zin in? Waar zie je tegenop? En kunnen anderen jou daarbij helpen? Mensen brengen meer mee naar het werk dan alleen hun functionele kwaliteiten en inzet. Door aandacht te besteden aan de persoon zelf, creëer je verbinding binnen het team en verlaag je de drempel om gevoelens van stress met elkaar te delen (en elkaar te helpen).
- Realiseer je dat ieder teamlid iets anders nodig heeft
Mensen verschillen in wat ze stressvol vinden, de intensiteit en vorm van hun stressreacties. Waar – bijvoorbeeld – de een zich terugtrekt en steeds minder gaat communiceren, wordt een ander juist extreem druk en explosief. Besteed in jouw 1-on-1’s aandacht aan ieders individuele stressmanagement en vraag wat de ander zelf doet/kan doen om dit te managen en wat hij of zij nodig heeft van het team of van jou als leider. Maak het een vast onderwerp op de agenda.
Ook al is het niet altijd mogelijk om de bron van werkstress weg te nemen en is het ‘part of the job’, teams werken fijner en productiever als je zorgt voor een klimaat waarin er geen drempels zijn om met elkaar te delen wat elk teamlid echt bezig houdt en nodig heeft.